始末書・謝罪文・誓約書・反省文の書き方
始末書・謝罪文・誓約書・反省文
の書き方

意外に知らない文章の
書き方です

 　　

始末書の書き方

始末書とは、会社に対して社員が過失や規定違反を犯したときに、その過ちの事実関係と損失を明らかにするための書類です。
また、それらのお詫びと謝罪、再発させないことを誓約させる文書でもあります。
始末書の書き方としてもっとも大切なことは、言い訳がましくしないことです。
始末書とは謝罪する文であり、相手に誠意を感じさせる書き方をせねばなりません。
あまりに自分に非があるような書き方をするのは、相手に付け入る隙を与えてしまうと思うかも知れません。
しかし、他人に責任をなすり付けるような書き方では、書いた本人以外から見れば、卑怯で情けなく不快にしか見えません。
それは、謝罪ではなく言い訳になってしまうからです。
例え、それが事実、自分の責任ではないことだったとしても。
他者の責任さえも自分に非があったかのように強調した書き方をしましょう。
自分は失敗はしたし、その責任は自分にあることを認め、だが、二度と繰り返さない、という決意を強く書きます。
そして、心より反省しているという誠意を、存分に訴えましょう。
始末書は、決して言い訳ではなく、謝罪なのです。
始末書は、会社側から要求されるものであり、決して自分から提出するものではありません。
不本意で提出しなければならないときもあるでしょう、しかし、謝罪であり、頭を下げる以上は、始末書は折れた書き方をしなければならないのです。
機嫌を取り、哀れみを乞い、寛大の措置を求める。
情けない話ですが、それが出来て初めて立派な社会人と言えるのです、割り切って考えましょう。

謝罪文の書き方

謝罪文、できれば書きたくない文書ですが、最近では企業の不祥事多発に伴い、ネット上でもよく目にするようになってきました。
ビジネス文書における謝罪文もしくは詫び状は、社外に対する文書を言います。
社内的な謝罪、反省を表わす文書は、一般的に始末書あるいは顛末書と呼ばれていて、謝罪文とは様式が若干異なります
ので注意が必要です。
謝罪文は当方の過失で何らかの損失を相手方に与えたときに送る文書ですから、誠意を持って相手にお詫びすることが
大前提です。
特にビジネス文書として謝罪文を書くときは、通常よく使われる儀礼的な表現も織り交ぜながら、作成することが肝要です。
文書の基本構成は一般のビジネス文書と大差はありません。
①文書作成年月日、②相手方の名前、③当社担当部署及び責任者名、④謝罪内容のタイトル、⑤頭語と時候の挨拶及
び日頃の愛顧に対するお礼、⑤具体的な謝罪内容、⑥再発防止に対する対策内容、⑦結び、
の順に作成しますが、相手方の怒りや不満を和らげることを心がけて作成することが大事です。
謝罪文を出す対象が取引先の会社である場合には、相手方の正式な社名、迷惑をかけた担当部署名及び担当者の役職と
フルネームが必要です。
当然（株）などの省略は使わずに「株式会社」と書きます。
ほんの些細なことでも、相手の怒りにさらに火をつける結果にもなりかねませんから、基本通り作成することが望ましいでしょう。
お詫びの内容については、どういった内容に対してお詫びをしているのか、具体的に書く必要があります。
特に、相手側からクレームのメールなり文書なりが届いているのならば、その内容を分析し、謝罪文を考えないと、相手の怒りの
核心からずれた謝罪文となってしまい、謝罪を繰り返す結果となりかねません。
相手方が質問を添えているのならば、その質問に対する明確な回答も盛り込む必要があるでしょう。
もめ事をこじらせることなく、早期に解決を図るためには、言い訳や抽象的な表現に終始することがないよう、心のこもった
謝罪文の作成を心がけることが大切ですね。

誓約書の書き方

誓約書の意味は読んで字のごとく「約束の履行を固く誓う」ということですが、普段あまり書く事がないため、誓約書の書き方
に精通している人は少ないのではないでしょうか。
誓約書は、口約束ではあいまいになってしまうことを文書の形で残し、その約束内容が確実に実行されることを期待するもの
ですから、日常生活の様々な事柄に対して作成されます。
例えば、離婚誓約書、金銭返済誓約書、守秘義務誓約書など、挙げればきりがないほどです。
この中でも、多くの人になじみが深いのは、会社へ入社する時の誓約書ではないでしょうか。
規模の大小を問わず、何らかの誓約書を取る企業は多いようです。
誓約書の基本構成は、縦書きの場合、
①タイトル、②宛先、③日付、④本人住所、⑤本人署名と押印、⑥誓約内容につなげる慣用的表現、⑦誓約の具体的な内容、
⑧保証人が必要な場合は、保証人の署名と押印、となります。
会社宛となる場合は、会社の正式名称と最高責任者の正式な役職名、フルネームの氏名を書きますので、注意が必要です。
また、敬称は「殿」とするのが一般的です。
誓約内容につなげるための慣用的表現とは、「このたび、○○の件につき、左記諸項目の内容を遵守し、履行することを誓約
致します」などのような言い回しのことです。
誓約本文については、できるだけ具体的に記述し、解釈がいく通りにでもできそうな、あいまいな表現は避け、的確な言葉を使い
ます。
横書きの場合は、
①タイトル、②日付（右寄せ）、③宛先（左寄せ）の順になりますが、以降の内容は縦書きの場合と同じです。
誓約内容については「記」で書き出して改行し、本文の終わりで改行して、「以上」で結びます。
入社誓約書の場合は、就業規則、諸規則の遵守や、会社の業務内容に関する守秘義務を盛り込むことが一般的です。
ただし、「労働組合に入らないこと」など、法令に違反するような内容は盛り込むことができません。
新卒の場合、内定者の入社を確実なものにするために、入社誓約書をとる企業もありますが、法的拘束力はなく、よほどの
信義を欠く場合以外、内定辞退者に対して損害賠償を求めることができないというのが通説です。

反省文の書き方

会社勤めをするようになってから、反省文を書く機会というのはあまり無いものですが、それでも、思わぬ出来事により、反省文を書く必要に迫られることというのはあるものです。
中学生や高校生の時に書いたことがある人もいるかもしれませんが、人生においてそう頻繁にあることではないので、反省文の書き方に詳しい人というのは少ないのではないでしょうか。　
反省文に書き方があるとすれば、それは、何についての反省文なのか、そして、反省の結果として今後の行動をどう変えていくのかということがまとまっている、というのが最低限必要とされるということです。　
その他に、書き方として気をつけなければならない点があるとすれば、その反省文の読み手が、それを読んでどう思うのかをきちんと考えながら書くということでしょうか。
例えば、反省しなければならない出来事で影響を受ける人たちへの配慮が見られるか、丁寧な言葉選びをした書き方かといった点から反省の度合いが推し量られるかもしれません。　
また、書き方だけでなく、何に書くのかという点も重要です。
反省文をパソコンで書いて提出した場合、受け取った相手はそこから反省した態度を感じるでしょうか。
書き方以前に、反省文であることをその体裁からも伝えなければ、反省文を書いて誠意を伝えるという目的を達成するには不十分です。　
ようするに、反省文というのは、その内容だけでなく、書き方や提出の仕方といった諸々の要素から、反省している人の誠意を相手に伝えるための問題解決法だということです。
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